Kaputte Küchenmaschinen, schwankende Schränke und selbst flatternde Fenster: Wenn unsere Mieter oder Stockwerkeigentümer sich mit einem kleinen oder einem grossen Schaden bei uns melden, ist schnelles Handeln von unserer Seite gefragt.
Denn schliesslich sind wir als zuständige Immobilienverwaltung Dreh- und Angelpunkt sowie Hauptzentrale für sämtliche Anliegen und Probleme rund um unsere Liegenschaften.
Damit wir vom Schaden jedoch auch tatsächlich erfahren und entsprechend reagieren können, erhalten wir in unserem Team Bewirtschaftung in den allermeisten Fällen zunächst einmal einen Anruf. Je nach Dringlichkeit der Anfrage erreichen uns zu Schadenfällen jedoch auch immer häufiger E-Mails. Beispielsweise, wenn die entsprechende Person gerade nicht telefonieren kann und es eilt – oder wenn sich der Schaden ausserhalb unserer Geschäftszeiten zuträgt.
Ihr Anliegen wird hierbei durch eine zentrale Ansprechperson der Confimo AG entgegengenommen und anschliessend im Team Bewirtschaftung verteilt.
Und wie reagieren wir, wenn zeitgleich mehrere Schäden eingehen, beispielsweise fünf Meldungen auf einen Schlag? Nun – in solchen Situationen lassen wir unseren scharfen Menschenverstand walten und priorisieren in Höchstgeschwindigkeit die anstehenden To Dos.
Genug der Theorie: Wie läuft das Prozedere im Fall eines gemeldeten Schadens ab?
Im ersten Schritt gilt es anhand des geführten Telefonats oder der eingegangenen Mail herauszufinden, welches Problem exakt vorliegt. Auch lassen wir uns üblicherweise per Mail die „fotografischen Beweise“ zum jeweiligen Schaden zusenden. Nach dem grundlegenden Verständnis des Vorgangs ist es unsere nächste Aufgabe, zu überlegen und herauszufinden, welche Art von Experte sich für die Behebung des Schadens am besten eignet – und ob es für die Lösung wirklich einen Handwerker benötigt.
Um die passenden Handwerker auszuwählen, haben wir die verschiedenen Firmen den Liegenschaften zugeordnet, teils waren sie dort bereits tätig, bevor wir die Verwaltung übernommen haben. Dies hat den Vorteil, dass die Experten das Umfeld bereits kennen und wir sie nicht jedes Mal neu instruieren müssen.
Nach der finalen Klärung der Umstände geht der Auftrag also fix an die zuständigen Handwerker und wir leiten den Handwerkerkontakt ebenfalls an die meldende Person weiter. Das hat für uns einen Vorteil: Auch wenn wir über den gesamten Prozess der Hauptansprechpartner sind und bleiben, können die Geschädigten selbst den Hörer in die Hand nehmen, wenn sie eine Frage haben oder sich aus irgendeinem Grund niemand bei ihnen melden sollte.
Und dann? Lehnen wir uns selbstverständlich nicht einfach zurück
Sondern überwachen den Auftrag weiterhin. Hat der zuständige Handwerker den Termin tatsächlich vereinbart? Läuft das gesamte Prozedere zur völligen Zufriedenheit des Stockwerkeigentümers oder Mieters? Unser oberstes Ziel? Dass niemand verzweifelt und das Problem so schnell wie nur möglich der Vergangenheit angehört. Ebenfalls klären wir, ob beispielsweise bei einem defekten Gerät ein Ersatzgerät zur Verfügung gestellt werden muss oder ob es eine vorübergehende Ausweichmöglichkeit gibt. So kann man bei einer nicht funktionierenden Geschirrspülmaschine für eine Zeit von Hand abwaschen; dies sollte jedoch nicht zum Dauerzustand verkommen.
Doch natürlich läuft nicht immer alles nach Plan. Gelegentlich erreichen uns auch Schadensmeldungen, welche offensichtlich in der Eigenverantwortung des Meldenden liegen. Auch hier müssen wir jedoch zunächst den Fall prüfen und dann gegebenenfalls die Kosten zu Lasten des Mieters legen. Auch gibt es Mieter, die ihre Schäden lieber selbst in die Hand nehmen. Dies führt jedoch oftmals lediglich zu weiteren unnötigen Komplikationen. So kann die Folge sein, dass sich die Mieter erst dann bei uns melden, wenn hohe Kosten für die Behebung der Schäden ins Haus stehen. Doch da wir in diesem Fall nicht von Beginn an in den Fall involviert wurden, entstehen komplizierte organisatorische Probleme.
Und die „Klassiker“ der Schadenfälle? Geschehen meist zu Beginn der Heizperiode. Wenn die Wohnung nicht wie gewünscht warm wird, muss oftmals einfach professionell der Heizkörper entlüftet werden. Doch hilft auch das nicht, wird im nächsten Schritt ein Heizungsexperte an Ort und Stelle gesendet. Und wir freuen uns bereits mit warmen Gedanken darauf, wieder Einblicke in unseren Arbeitsalltag zu geben.
Mit den besten Grüssen
Das gesamte Confimo Team