Es ist bereits wieder Oktober… und das Ende eines weiteren herausfordernden Jahres rückt in greifbare Nähe. Für uns von Confimo bedeutet das: Es ist wieder Zeit, diverse Jahresabschlüsse und Nebenkostenabrechnungen für das Jahr 2021 zu erstellen.
Besonders gilt dies für die Stockwerkeigentümergemeinschaften aus unserem Portefeuille; und in diesem Zusammenhang kam uns jüngst folgende Idee – was, wenn wir Ihnen einmal ganz genau aufschlüsseln, mit welchen Heldentaten sich unsere Buchhaltung Jahr für Jahr um die bevorstehenden Abschlüsse bemüht?
Haben Sie das Popcorn bereitgestellt?
Fangen wir an: Um mit den Abschlüssen zu starten, reichen wir bei der zuständigen Heizfirma die Eigentümerspiegel ein, inklusive eventueller Mutationen. Im Anschluss werden die Daten im dortigen System erfasst und die Promilleabrechnung an uns übersendet. So kann man dem jeweiligen Eigentümer seinen Teil der variablen Kosten abrechnen.
Doch hier lauert bereits die erste Herausforderung – was, wenn keine Heizfirma involviert oder keine Promille aufbereitet ist? Kein Problem, dann werden die Kosten und die Einlage in den Erneuerungsfonds ganz einfach nach sogenannten Wertquoten verteilt.
Auch arbeiten wir – ganz wichtig – mit einer Checkliste! Auf diese Weise können wir die wichtigsten Positionen im Abschluss kontrollieren und auch verbuchen. Dazu zählen der Saldo der Bankkonten, per Stichtag die Abschlussbuchungen sowie eventuelle transitorische Buchungen. Bei Serviceverträgen, die nicht jährlich stattfinden, werden zudem Rückstellungen gebildet.
Was steht noch an? Die Servicevertragsliste wird überprüft, um festzustellen, ob wirklich alle Services ausgeführt wurden. Weiter wird das letztjährige Protokoll gesichtet und geprüft, ob alle Anträge der Eigentümer korrekt verbucht wurden.
Doch auch nach dem fertig erstellten Abschluss ist es noch nicht ganz geschafft – alles wird im Anschluss noch einmal durch eine Drittperson kontrolliert, das sogenannte interne Controlling wird durchgeführt. Danach erfolgt die Kontrolle durch die gewählten Revisionspersonen der Gemeinschaft, bevor wir die Unterlagen für die Eigentümer aufbereiten und versenden. Zack, fertig! Ganz schöne Leistung, oder?