Wir alle kennen es… und wir alle fürchten uns davor.
Wenn die ermahnenden E-Mails oder die Zahlungserinnerungen der Gläubiger in unserem Briefkasten oder Posteingang landen, steigt der Puls, die Schnappatmung setzt ein und wir beginnen augenblicklich zu schwitzen. Und auch bei Confimo muss sich das Team Buchhaltung gelegentlich mit Verzügen im Zahlungseingang beschäftigen. Alles halb so wild – jedoch wollen wir euch einmal erzählen, wie das Ganze im Fall der Fälle bei uns abläuft.
Denn hin und wieder kommt es doch vor. Und in diesen Momenten transformiert sich das Team Buchhaltung zum Team Mahnwesen und setzt verschiedene Prozesse in Gang.
So funktioniert das Prozedere bei Mietliegenschaften
Wird nicht rechtzeitig gezahlt, prüft unser Team zunächst, ob vielleicht bereits eine Begründung für das Nichtbezahlen der Miete vorliegt. Auch kontaktieren wir die Mieter meist telefonisch. Lässt sich die Situation auf diesem Wege nicht klären, erinnern wir säumige Mieter mit einer Mahnung, die Miete innerhalb von fünf Tagen zu begleichen. In den meisten Fällen bleibt es auch bei der ersten Mahnung und die Mieten werden rechtzeitig beglichen. Und wenn dies nicht geschieht? Dann senden wir dem Mieter zehn Tage später per Einschreiben ein weiteres Mahnschreiben. In diesem drohen wir nach einer Frist von dreissig Tagen mit der Kündigung des Mietverhältnisses. Als Sicherheit bleibt uns in diesem Fall die Kaution. All diese Extremfälle kommen allerdings, auch dank unseres strikten Mahnwesens, äusserst selten vor.
Und wie läuft es bei den Stockwerkeigentumsgemeinschaften?
Die Stockwerkeigentümer bezahlen quartalsweise ihre Budgetraten. Kommen sie dieser Pflicht nicht fristgerecht nach, senden wir ihnen zunächst einen Kontoauszug zu, mit der Bitte, den Betrag innerhalb von zehn Tagen zu begleichen. Oft führen wir auch hier zunächst ein Telefonat, bevor wir voreilig Post versenden. Denn auf persönlichem Wege lässt sich eine Unstimmigkeit oft schnell klären oder schleunigst aus der Welt schaffen. Wird jedoch der ersten Bitte nicht nachgekommen, senden wir eine zweite Erinnerung an den Eigentümer. Bleibt auch die zweite Mahnung ohne Reaktion und Aussicht auf Erfolg, wird der Prozess outgesourct – und wir schalten eine Inkassofirma ein. In den meisten Fällen erreichen wir jedoch eine Einigung… und sei es die Einigung auf eine Ratenzahlung.
Überhaupt müssen wir sagen – alle unsere Mieter und Eigentümer sind grundsätzlich sehr zuverlässig. Zu problematischen Fällen und Situationen kommt es vielleicht alle sechs Monate einmal. Dies spricht für eine hervorragende Zusammenarbeit und hierauf sind wir sehr stolz. Schliesslich haben wir ja auch noch andere, wichtige Arbeit zu erledigen.
In dem Sinne: Weiter so!