Am Anfang jedes Jahres steht ein grosser Berg vor uns.
Ein hoher, beeindruckender Berg an Jahresabschlüssen, die nach dem Abschluss eines Jahres, also zu Beginn eines neuen Jahres, auf unsere Bearbeitung warten. Und vor diesem Berg stehen jedes Mal unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Frage:
Wie sollen wir diesen Berg bewältigen?
Die Antwort ist ganz einfach. Beziehungsweise dreifach. Erstens: Mit jeder Menge Fleiss und Konzentration. Schliesslich soll alles besonders schnell gehen, damit die Eigentümer pünktlich die passenden Daten für die Vorlage bei den Steuerbehörden erhalten. Zweitens: mit unserem schlagkräftigen und kompetenten Team. Und drittens: mit unserer einzigartigen Checkliste. In den Monaten Januar bis März ist sie jedes Jahr aufs Neue unser Kompass und unser Leuchtturm durch all die Papiere, die Verträge, die Scans, Zettel, E-Mails und Notizen rund um das Thema Jahresabschluss. Und das für sämtliche Miethäuser unter unserer Verwaltung.
Jetzt fragt man sich sicher, welche Punkte auf dieser Checkliste stehen. Nun, wir verraten es gerne. Zumindest teilweise.
Wurde das Vorjahr abgeschlossen und sind Gewinn und Verlust verbucht? Sind alle Rechnungen und Bankbelege vorhanden? Stimmt der Banksaldo mit der Bilanz überein? Passt der Mieterspiegel zur Akontoverbuchung und zu den verbuchten Leerständen? Müssen gewisse Kosten transitorisch abgegrenzt werden?
Besonders wichtig ist auch die Servicevertragsliste – hier schauen wir, ob sämtliche Services in ihrem Turnus ausgeführt wurden. Auch gilt es, in unsere internen Notizen zu schauen. Jede Liegenschaft besitzt ihre speziellen Eigenschaften, die wir uns notieren und überprüfen. Zum Beispiel: Sind die einzelnen Werte auf den Konten plausibel? Sehr viel Wert legen wir zudem auf die Buchungstexte. Unsere Buchhaltungen soll man verstehen können, ohne einen einzigen Beleg in der Hand zu halten!
Existieren hängige Gerichts- oder Inkassofälle, die wir in unserer Aktennotiz vermerken? Stimmen die Zinsen und Hypothekarzinsen mit dem Ausweis der Bank überein? Die Liste geht noch weiter, aber um es abzukürzen, lässt sich sagen – es gibt viel zu tun. Grob vereinfacht könnte man also zusammenfassen: Wir müssen alles, jedes einzelne Papier, jeden Beleg und jede Notiz bis ins kleinste Detail noch einmal überprüfen. Nebenkosten, Bankbelege, Rechnungen – es gilt viele Zahlen zu verbuchen und vor allem gilt es, immer den Überblick zu behalten. Prüfen, überprüfen, Gegencheck mit dem Vorjahr, kontrollieren, durchschauen, untersuchen, nachzählen, sichergehen … und all das so lange, bis auch wirklich jede einzelne Zahl stimmt. Da hilft meist nur, die Ruhe und einen kühlen Kopf zu bewahren, noch einen Kaffee zu kochen und ein Mandat nach dem anderen abzuarbeiten.
Einer der grössten Unterschiede beim Jahresabschluss für Miethäuser im Vergleich zur Abrechnung von Stockwerkeigentum (STWEG) ist übrigens: Bei Miethäusern nehmen wir das Mandat zweimal jährlich in die Hand – einmal mit der Nebenkostenabrechnung und einmal beim Jahresabschluss. Bei Stockwerkeigentum hingegen fällt beides zusammen. Hier entspricht die Nebenkostenabrechnung dem Jahresabschluss.
Doch zurück zum Jahresabschluss für Mietliegenschaften – ist nach der Checkliste auch wirklich alles fertig?
Nein, das war es dann immer noch nicht. Um ganz ganz sicherzugehen, dass sämtliche Überprüfungen auch korrekt sind, wird der Abschluss im Controlling, gemäss dem sogenannten Vieraugenprinzip, einem Zweitcheck unterzogen. Ist dieser erfolgreich, ist der Abschluss, nun … abgeschlossen! Und wir mehrheitlich überglücklich, dass wir alles erfolgreich in der passenden Zeit zu Ende gebracht haben. So dass wir uns wieder neun Monate lang darauf freuen, Anfang des folgenden Jahres einen weiteren Berg erkunden, erklimmen und bezwingen zu können.